No último ano, incidentes de segurança da informação aumentaram 58%, o que significou um novo recorde. O ano de 2020 teve mais vazamentos que os últimos 15 anos somados¹.

Diante deste cenário, é fundamental que as empresas mudem suas estratégias e invistam na cultura da proteção de dados.

A política de mesa e tela limpas minimiza o acesso não autorizado, perda ou corrompimento de informações, trazendo maior segurança e integridade aos documentos e processos. A adoção dessa política é uma das estratégias principais para reduzir os riscos de incidentes de segurança, em razão de ser altamente eficaz, de fácil implementação e de não exigir altos investimentos. Inclusive, a adoção desta política pode ser vista como uma forma de redução de despesas e de poluição ambiental, uma vez que um ambiente livre de papéis é mais sustentável e barato. Outro benefício é o aumento da eficiência, pois estudos demonstram que colaboradores gastam em média duas horas de trabalho por dia buscando por informações². A organização digital das informações ajuda a tornar as buscas mais rápidas.

Preparamos 10 dicas práticas para você implementar esta política na sua empresa:

1. Armários, pastas e salas de arquivo devem estar trancados;
2. Impressoras devem ter senha e restrição de acesso;
3. Computadores e dispositivos móveis devem ter proteção de acesso: uso de login/senha e protetores de tela automáticos para caso de inatividade;
4. Adoção de uma cultura paperless (redução da utilização de papel no trabalho);
5. Papéis, anotações e lembretes não devem ser deixados na mesa de trabalho;
6. Deve-se garantir que todos os documentos importantes estejam em versões seguras;
7. Documentos obtidos de outros departamentos devem ser devolvidos prontamente, quando eles não são mais necessários;
8. Documentos descartados deverão passar por uma desfragmentadora de papel;
9. Colaboradores devem estar ciente de sua obrigação de bloquear as estações de trabalho quando se afastarem das mesmas para impedir acesso não autorizado;
10. Senhas não devem ser anotadas em papeis ou ativos de informação e nem compartilhadas com terceiros ou outros colaboradores.

1. https://www.canalys.com/newsroom/cybersecurity-investment-2020
2. https://www.quandora.com/people-spend-two-hours-day-looking-information-shifting-to-knowledge-sharing/

Autora: Gabriela Gandelman Torina